BY-LAW NO.3/RÈGLEMENT NUMÉRO 3
A By-law respecting the committees of The Canadian Canon Law Society/La Société canadienne de droit canonique.
Be it enacted as a By-law of the Corporation as follows, in accordance with article 36 of By-law number 1:
MEMBERS AND THEIR TERMS OF REFERENCE
1. At an appropriate time before the General Assembly, the Nomination Committee will invite members from different regions to present names of persons to serve on the committees.
2. Each committee consists of at least three members, including a member of the Executive Board who is an ex officio member.
3. The members are appointed by the Executive Board for a three-year term. The selection is done at the beginning of the President’s second year of office.
4. Each committee selects its own chairperson.
5. Members are eligible for a second consecutive term of office. Members may be reappointed to a committee after a one-year absence from the committee.
6. In case of death, incapacity, or resignation of a member of a committee, the Executive Board appoints a replacement to complete the term of office of the member who has left.
7. As the need arises, each committee may invite other persons as experts or advisors.
BUDGET
8. If it expects to incur expenses, each committee shall prepare an annual budget according to guidelines provided by the Executive; the budget is submitted to the Executive Board for approval before the first day of December each year.
REPORTS
9. No later than one month before the General Assembly, each committee presents a report of its activities to the Executive Board. The Executive Board may request that the report be presented, in whole or in part, to the General Assembly.
TERMS OF REFERENCE OF THE COMMITTEES
The Nominations Committee
10. The Nominations Committee proposes to the membership the names of at least two candidates for election to each of the various positions to be filled.
11. In order to carry out this duty, the Committee
a. asks the members to nominate fellow members to fill places that will become vacant on the Executive Board; the Committee can also itself nominate members;
b. makes certain that the persons whose names have been proposed meet the conditions for eligibility outlined in Articles 19 and 20 of By-law number 1;
c. asks those persons who have been proposed and who are eligible whether they accept to stand for election and if they would be available to assume their responsibilities and to participate regularly in the meetings of the Executive Board;
d. obtains the curriculum vitae of each of the candidates who has accepted to be nominated;
e. forwards all the information to the secretariat of the Society, making certain that the members are notified of the proposed candidacies at least thirty (30) days before the General Assembly during which the election is to be held;
f. prepares the ballots and presides the election during the General Assembly.
12. Every three years, the Committee proposes to the Executive Board names of persons willing to serve on the committees of the Society.
The Selection Committee for the Jean Thorn Canon Law Award of Merit
13. In order to recognize the outstanding contribution to canon law of one of its members, the Canadian Canon Law Society established the Jean Thorn Canon Law Award of Merit. Eligible for this award are members of the Society who distinguished themselves in the promotion of canon law or whose contribution in the service of canon law has been exceptional.
14. Nominations for the Award of Merit must be
a. submitted by a member and seconded by another member;
b. accompanied by a presentation illustrating the candidate’s contribution to canon law;
c. sent to the Selection Committee prior to August 15th of each year.
15. The Committee will consider the nominations; it may also consider other qualified persons on its own initiative. The Committee will submit its recommendation to the Executive Board thirty (30) days prior to the General Assembly. The Committee is not, however, required to recommend a recipient to the Executive Board each year.
16. The Executive Board bestows the Award of Merit, and it is free to accept or reject the recommendation of the Committee.
17. The name of the recipient will be announced during the convention of the Society.
The Scholarship Committee of the Canadian Canon Law Society for Studies in Canon Law
18. The Dean of the Faculty of Canon Law of Saint Paul University is a member ex officio of this committee.
19. The committee is responsible for overseeing the administration of the programme which annually awards scholarships to successful candidates.
The Research Committee
20. The Research Committee
a. studies canonical questions of general interest, or those submitted to it by the Executive Board. It follows developments in universal and particular legislation and considers its implications for the members;
b. prepares texts which may be published in the Newsletter of the Canadian Canon Law Society or in other specialized publications;
c. prepares and coordinates texts which are published under the auspices of the Society.
The Programme Committee
21. The Programme Committee suggests to the Executive Board topics for discussion at conventions of the Society, the names of speakers well as the format of the presentations (conference, round table, workshop, &c.).
The Convention Committee
22. Once the place of the convention has been chosen, a local Convention Committee will be created. Since more than one convention may be in preparation at the same time, there can be more than one local Convention Committee. This Committee, with the help of the Secretary-treasurer who is an ex officio member,
a. seeks the most fitting site for the convention and undertakes negotiations in view of proposing a contract for the approval of the Executive Board;
b. sees to the material organization of the convention and, especially, the preparation of convention kits for the participants, coffee-breaks, meals, and so forth;
c. makes the necessary arrangements for simultaneous translation in accordance with instructions received from the Executive Board;
d. prepares requests for subsidies from appropriate granting agencies, if need be;
e. during the convention, tries to respond to needs that may be expressed by participants and to solve problems that may arise inasmuch as they are related to the organization of the convention;
f. examines invoices sent to the Society in relation to the convention and forwards them to the secretariat for payment.
The Newsletter Committee
23. The Society may publish for its members a periodical newsletter containing selected texts of canonical interest. The director of the newsletter is appointed by and accountable to the Executive Board.
The Website Committee
24. This Committee is responsible for the management of the website of the Society as well as the domain name – www.ccls-scdc.ca. The Secretary-Treasurer is a member ex officio of this committee.
Select Committees
25. The Executive Board may establish select committees when it considers it appropriate. The norms of this By-law apply to these committees, unless in a particular case different norms are established by the Executive Board.
Règlement sur les comités de La Société canadienne de droit canonique/The Canadian Canon Law Society.
Il est adopté à titre de règlement de la corporation ce qui suit, en accord avec l’art. 36 du Règlement numéro 1:
LES MEMBRES ET LEUR MANDAT
1. À un moment approprié avant l’assemblée générale, le Comité de mise en candidature invitera des membres de différentes régions à présenter le nom de personnes pouvant siéger sur les comités.
2. Chaque comité est composé d’au moins trois membres, y compris un membre du Bureau de direction qui y siège ex officio.
3. Les membres sont nommés par le Bureau de direction pour un mandat de trois ans. Le choix est effectué au début de la deuxième année du mandat du président.
4. Les membres des comités choisissent leur propre président.
5. Le mandat des membres peut être renouvelé une fois. Les membres peuvent être nommés à nouveau sur un comité après une absence d’un an de ce même comité.
6. En cas de décès, d’incapacité ou de démission d’un membre, le Bureau de direction nomme une personne qui en complètera le mandat.
7. Au besoin, chaque coniité peut s’adjoindre des experts ou des aviseurs.
LE BUDGET
8. S’il prévoit efl’ectuer des dépenses, chaque comité préparera un budget annuel selon les directives fournies par le Bureau de direction; le budget est soumis au Bureau de direction pour approbation au plus tard le premier décembre de chaque année.
LES RAPPORTS
9. Au plus tard un mois avant l’assemblée générale, chaque comité présentera un rapport de ses activités au Bureau de direction. Le Bureau de direction peut demander que le rapport soit présenté, en tout ou en partie, à l’assemblée générale.
LE MANDAT DES COMITÉS
Le Comité de mise en candidature
10. Le Comité de mise en candidature propose au Bureau de direction les noms d’au moins deux membres à chacun des divers postes qui doivent être comblés.
11. Afin d’accomplir ces tâches, le Comité
a. demande aux membres de suggérer des noms d’autres membres pouvant combler les postes qui deviendront vacants au Bureau de direction; le Comité peut lui aussi mettre des membres en candidature;
b. s’assure que les personnes dont les noms ont été proposés remplissent les conditions d’éligibilité énumérées aux articles 19 et 20 du Règlement numéro 1;
c. demande aux personnes dont les noms ont été proposés et qui sont éligibles si elles acceptent d’être mises en candidature et sont disponibles pour assumer leurs responsabilités et participer régulièrement aux réunions du Bureau de direction;
d. obtient le curriculum vitae des personnes ayant accepté d’être mises en candidature;
e. transmet tous les renseignements au secrétariat de la Société, en s’assurant que les membres de la Société sont mis au courant des noms des candidats au moins trente (30) jours avant l’assemblée générale durant laquelle se tiendra l’élection;
f. prépare les bulletins de vote et préside les élections lors de l’assemblée générale.
12. Le Comité présentera au Bureau de direction chaque trois ans le nom des personnes qui désirent faire partie des comités de la Société.
Le Comité de sélection de la Mention de mérite Jean Thorn en droit canonique
13. Afin de reconnaître la contribution exceptionnelle d’un de ses membres au droit canonique, la Société canadienne de droit canonique a créé la Mention de mérite Jean Thom en droit canonique. Sont éligibles les membres de la Société qui se sont distingués dans la promotion du droit canonique ou dont la contribution au service du droit canonique a été exceptionnelle.
14. Les candidatures à la mention doivent être
a. soumises par un membre et appuyées par un autre membre;
b. accompagnées d’un texte illustrant la contribution du candidat au droit canonique;
c. envoyées au Comité de sélection avant le 15 août de chaque année.
15. Le Comité étudiera les candidatures mais il peut aussi, de sa propre initiative, considérer d’autres candidats. Le Comité soumettra sa recommandation au Bureau de direction trente (30) jours avant l’assemblée générale. Cependant, le Comité n’est pas obligé de faire une recommandation au Bureau de direction chaque année.
16. C’est le Bureau de direction qui accorde la Mention de mérite et il est libre d’accepter ou de rejeter la recommandation du Comité.
17. Le nom du récipiendaire sera annoncé lors du Congrès de la Société.
Le Comité de la bourse d’études en droit canonique de la SCDC
18. Le doyen de la faculté de droit canonique de l’Université Saint-Paul à Ottawa est membre ex officio de ce comité.
19. Le comité est chargé de superviser l’administration du programme de bourses d’études, qui décerne chaque année des bourses aux candidats retenus.
Le Comité de la recherche
20. Le Comité de la recherche
a. étudie des questions canoniques d’intérêt général ou qui lui ont été soumises par le Bureau de direction. Il suit les progrès de la législation universelle et particulière et considère son importance pour les membres;
b. prépare des textes qui pourraient être publiés dans le Bulletin de nouvelles de la Société canadienne de droit canonique ou dans d’autres publications spécialisées;
c. prépare ou coordonne les textes publiés sous les auspices de la Société.
Le Comité du programme
21. Le Comité du programme suggère au Bureau de direction des sujets de discussion pour les congrès de la Société et le nom de conférenciers ainsi que le type de présentation des divers thèmes (conférence, table ronde, atelier, etc.).
Le Comité du congrès
22. Une fois que le lieu du congrès aura été choisi, un Comité du congrès local sera créé. Puisque plusieurs congrès peuvent être en préparation en même temps, il se peut qu’il existe plus d’un Comité du congrès local. Ce Comité, avec l’aide du Secrétaire-trésorier qui est membre ex officio,
a. recherche l’endroit le plus approprié pour le congrès et entreprendra les négociations en vue de proposer un contrat à l’approbation du Bureau de direction;
b. voit la préparation matérielle du congrès et, spécialement, la mise en état des trousses des participants, aux pauses-café, aux repas, et ainsi de suite;
c. fait les arrangements nécessaires pour la traduction simultanée, en accord avec les directives reçues du Bureau de direction;
d. remplit les demandes aux organismes subventionnaires, s’il y a lieu;
e. cherche à répondre autant que faire se peut durant le congrès aux besoins exprimés par les participants et à résoudre les problèmes qui peuvent surgir en autant qu’ils soient reliés à l’organisation du congrès;
f. examine les factures émises à l’occasion du congrès et les transmet au Secrétariat afin qu’elles soient acquittées.
Le Comité du Bulletin de nouvelles
23. La Société peut publier pour les membres un Bulletin de nouvelles périodique contenant des textes choisis d’intérêt canonique. Le directeur du bulletin de nouvelles est nommé par le Bureau de direction, à qui il rend compte.
Le Comité du Site Web de la Société
24. Ce comité est responsable de la gestion du contenu du site web de la Société ainsi que du nom du site - www.ccls-scdc.ca. Le secrétaire-trésorier est membre ex officio de ce comité.
Les Comités spéciaux
25. Le Bureau de direction peut créer des comités spéciaux quand il le juge approprié. Les normes du présent règlement s’appliquent à ces comités, à moins que, dans un cas particulier, des normes différentes soient établies par le Bureau de direction.