BY-LAW NO.3/RÈGLEMENT NUMÉRO 3

A by-law respecting the committees of The Canadian Canon Law Society / La Société canadienne de droit canonique.

Be it enacted as a by-law of the Corporation as follows, in accordance with sect. 26 of By-law number 1:

MEMBERS AND THEIR TERMS OF REFERENCE

1. At an appropriate time before the annual general meeting, the Nomination Committee will invite members from different regions to present names of persons to serve on the committees.

2. Each committee consists of at least three members, including its ex officio member.

3. The members are appointed by the Executive Board for a two-year term. The selection is done at the beginning of the President's second year of office.

4. Each committee selects its own chairperson.

5. Members are eligible for one second consecutive term of office. Members may be reappointed to a committee after a one-year absence from the committee.

6. In case of death, incapacity, or resignation of a member of a committee, the Executive Board appoints a replacement to complete the term of office of the member who has left.

7. A member of the Executive is an ex officiomember of each committee.

8. As the need arises, each committee may invite other persons as experts or advisors.
   
   BUDGET

9. Each committee shall prepare an annual budget within the guidelines provided by the Executive if it expects to incur expenses; the budget is submitted before January 1st of each year to the Executive Board for approval.
   
   REPORTS

10. No later than one month before the annual general meeting, each committee presents a report of its activities to the Executive Board. The Executive Board may request that the report be presented, in whole or in part, to the annual general meeting.
    
    TERMS OF REFERENCE OF THE COMMITTEES

11. The Nominating Committee -- A Nominating Committee proposes to the members the names of at least two candidates for election to each of the various offices to be filled, except for the office of immediate past president.

12. In order to carry out this duty, the Committee

    1. asks the members to nominate fellow members to fill the eventual vacancies on the Executive Board; the Committee can also itself nominate members;

    2. makes certain that the persons whose names have been proposed meet the conditions for eligibility outlined in sects. 13 and 27 of By-law number 1;

    3. asks those persons who have been proposed and who are eligible whether they accept to stand for election and if they would be available to assume the responsibility of the office and to participate regularly in the meetings of the Executive Board;

    4. obtains the curriculum vitae of each of the candidates who has accepted to be nominated; 

    5. forwards all the information to the secretariat of the Society, making certain that the members are notified of the proposed candidacies at least one month before the annual general meeting during which the election is to be held; 

    6. sees to it that the ballots are prepared and holds the election during the annual general meeting; 

    7. proposes names to the Executive Board, before the annual general meeting, of members who might serve on the committees.

13. The Selection Committee for the Jean Thorn Canon Law Award of Merit -- In order to recognize the outstanding contribution of one of its members in the field of canon law, the Canadian Canon Law Society established the Jean Thorn Canon Law Award of Merit. Those eligible for this award are members of the Society who distinguished themselves in the promotion of canon law or who have made exceptional contributions in the service of canon law.

14. Nominations for the Award of Merit must be

    1. submitted by a member and seconded by another member;

    2. accompanied by a presentation illustrating the candidate's contribution in the area of canon law;

    3. sent to the Committee within the time limit specified each year by the Committee.

15. The Committee will consider the nominations; it may also ex officio consider other qualified persons. The Committee is not required to recommend a recipient each year. The Committee will submit its recommendation to the Executive Board before the annual general meeting.

16. The Executive Board bestows the Award of Merit, but is free to accept or reject the name recommended by the Committee. If it rejects the name submitted by the Committee, the Committee is not asked to submit another name and the Award of Merit is not given in that particular year.

17. The name of the recipient will be announced during the annual convention.

18. The Committee is also entrusted with proposing to the Executive Board the names and credentials of persons to be recommended to the membership at the annual general meeting for approval as Honorary members (cf. sections 2-3 of By-law number 1).

19. Honorary membership can be given to a person who has given exceptional service to the Society or to canon law. This person need not necessarily be a member of the Society already nor be a canonist.

20. An Honorary member does not pay the annual membership fee (cf. section 4 of By-law number 1) but receives all the mailings of the Society. If the recipient was already a member of the Society before becoming an Honorary member, he or she continues enjoying active and passive voice; if the recipient was not a member of the Society before becoming an Honorary member, he or she enjoys neither active nor passive voice.

21. The Research Committee -- The Research Committee

    1. studies any canonical question of general interest, or which has been submitted to it by the Executive Board. It keeps abreast of particular and universal legislation and its implications for the members;

    2. prepares texts which could be published in the Newsletter of the Canadian Canon Law Society or in other publications;

    3. prepares and coordinates texts which are published under the auspices of the Society.

22. The editor of the Newsletter is an ex officio member of the Committee.

23. The Programme Committee -- The Programme Committee suggests to the Executive Board topics for discussion at annual conventions, speakers who could give presentations, as well as the format of presentations of various themes (conference, round table, workshop, etc.).

24. The member of the Executive Board who is the ex officio member of the Committee serves as a link with the Research Committee in view of coordinating the proposal of topics at the annual convention.

25. The Convention Committee -- Once the place where an annual convention will be held has been chosen, a local Convention Committee is established. Because preparation for more than one convention can happen at once, there can exist more than one local Convention Committee at any given time. This Committee

    1. seeks the most fitting site in which to hold the convention and initiates the necessary negotiations to propose a contract to the Executive Board for approval;

    2. sees to the material organization of the Convention and, especially, to the preparation of convention kits for the participants, registration, seating arrangements, refreshments, meals, and so forth;

    3. makes the necessary arrangements to provide simultaneous interpretation in accordance with instructions received from the Executive Board;

    4. prepares requests for subsidies from appropriate granting agencies, if need be;

    5. during the convention, tries to respond to needs that may be expressed by members and to solve problems that may arise inasmuch as they are related to the organization of the annual convention;

    6. examines invoices sent to the Society in relation to the convention and forwards them to the secretariat for payment.

26. Select Committees -- The Executive Board may establish select committees when it considers it appropriate to do so. The norms of this By-law apply to such Committees, unless in a particular case different norms are established by the Executive Board.

RÈGLEMENT NUMÉRO 3

 

Règlement sur les comités de La Société canadienne de droit canonique / The Canadian Canon Law Society.

Il est adopté à titre de règlement de la corporation ce qui suit, en accord avec l'article 26 du Règlement numéro 1:

LES MEMBRES ET LEUR MANDATS

1. À un moment approprié avant l'assemblée générale annuelle, le Comité de mise en candidature invitera des membres de différentes régions à présenter le nom de personnes pouvant siéger sur les comités. Chaque comité est composé d'au moins trois membres, y compris le membre qui y siège ex officio.
    
2. Les membres sont nommés par le Bureau de direction pour un mandat de deux ans. Le choix est effectué au début de la deuxième année du mandat du président.
    
3. Les membres des comités choisissent leur propre président.
    
4. Le mandat des membres peut être renouvelé une fois. Les membres peuvent être nommés à nouveau sur un comité après une absence d'un an de ce même comité.
    
5. En cas de décès, d'incapacité ou de démission d'un membre, le Bureau de direction nomme une personne qui en complètera le mandat.
    
6. Un membre du Bureau de direction siège ex officio sur chaque comité.
    
7. Au besoin, chaque comité peut s'adjoindre des experts ou des aviseurs.

   LE BUDGET

8. S'il prévoit effectuer des dépenses, chaque comité préparera un budget annuel selon les directives fournies par le Bureau de direction; le budget est soumis au Bureau de direction pour approbation au plus tard le ler janvier de chaque année.

   LES RAPPORTS

9. Au plus tard un mois avant l'assemblée générale annuelle, chaque comité présentera un rapport de ses activités au Bureau de direction. Le Bureau de direction peut demander que le rapport soit présenté, en tout ou en partie, à l'assemblée générale annuelle.

   LE MANDAT DES COMITÉS

10. Le Comité de mise en candidature – Le Comité de mise en candidature propose les noms d'au moins deux membres à chacun des divers postes qui doivent être comblés, sauf pour le siège de président sortant de charge.

11. Afin d'accomplir ces tâches, le Comité

    1. demande aux membres de suggérer des noms d'autres membres pouvant combler les postes qui deviendront vacants au Bureau de direction; le Comité peut lui aussi mettre des membres en candidature;

    2. s'assure que les personnes dont les noms ont été proposés remplissent les conditions d'éligibilité énumérées aux art. 13 et 27 du Règlement numéro 1;

    3. demande aux personnes dont les noms ont été proposés et qui sont éligibles si elles acceptent d'être mises en candidature et sont disponibles pour assumer leurs responsabilités et participer régulièrement aux réunions du Bureau de direction;

    4. obtient le curriculum vitae des personnes ayant accepté d'être mises en candidature;

    5. transmet tous les renseignements au secrétariat de la Société, en s'assurant que les membres de la Société sont mis au courant des noms des candidats au moins un mois avant l'assemblée générale annuelle durant laquelle se tiendra l'élection;

    6. transmet tous les renseignements au secrétariat de la Société, en s'assurant que les membres de la Société sont mis au courant des noms des candidats au moins un mois avant l'assemblée générale annuelle durant laquelle se tiendra l'élection;

    7. propose au Bureau de direction avant l'assemblée générale annuelle, les noms de personnes pouvant siéger sur les comités.

     

12. Le Comité de sélection de la Mention de mérite Jean Thorn en droit canonique – Afin de reconnaître la contribution exceptionnelle d'un de ses membres au droit canonique, la Société canadienne de droit canonique a créé la Mention de mérite Jean Thorn en droit canonique. Sont éligibles les membres de la Société qui se sont distingués dans la promotion du droit canonique ou dont la contribution au service du droit canonique a été exceptionnelle;
     
13. Les candidatures à la Mention doivent être 
     
    1. soumises par un membre et appuyées par un autre membre;
        
    2. accompagnées d'un texte illustrant la contribution du candidat au droit canonique;
        
    3. envoyées au Comité de sélection à l'intérieur des délais établis par celui-ci.
        
14. Le Comité étudiera les candidatures mais il peut aussi, de sa propre initiative, considérer d'autres candidats. Le Comité soumettra sa recommandation au Bureau de direction avant l'assemblée générale annuelle. Cependant, le Comité n'est pas obligé de faire une recommandation du Bureau de direction chaque année.
     
15. C'est le Bureau de direction qui accorde la Mention de mérite mais est libre d'accepter ou de rejeter la recommandation du Comité. Si le Bureau rejette la recommandation du Comité, celui-ci ne soumet pas un autre nom au Bureau et la Mention n'est pas accordée cette année-là.
     
16. Le nom du récipiendaire sera annoncé lors du Congrès annuel.
     
17. Le Comité a aussi le mandat de proposer au Bureau de direction les noms et qualités de personnes en vue de leur approbation comme membres honoraires par l'assemblée générale annuelle.
     
18. Le statut de membre honoraire peut être accordé à une personne ayant rendu des services exceptionnels à la Société ou au droit canonique. Cette personne n'est pas nécessairement déjà membre de la Société ou même canoniste.
     
19. Un membre honoraire n'a pas à acquitter la cotisation annuelle (cf. art. 4 du Règlement numéro 1) mais reçoit tous les envois adressés aux membres. Si le récipiendaire était déjà membre de la Société avant de devenir membre honoraire, il continue de jouir de la voix active et passive; dans le cas contraire, il ne jouit ni de l'une ni de l'autre en devenant membre honoraire.
     
20. Le Comité de la recherche – - Le Comité de recherche 
     
    1. étudie des questions canoniques d'intérêt général ou qui lui ont été soumises par le Bureau de direction. Il suit les progrès de la législation universelle et particulière et considère son importance pour les membres;
        
    2. prépare des textes qui pourraient être publiés dans le Bulletin de nouvelles de la Société canadienne de droit canonique ou dans d'autres publications spécialisées;
        
    3. prépare ou coordonne les textes publiés sous les auspices de la Société.
        
21. Le rédacteur du Bulletin de nouvelles est ex officio membre du Comité.
     
22. Le Comité du programme – Le Comité du programme suggère au Bureau de direction des sujets de discussion pour les congrès annuels et le nom de conférenciers ainsi que le type de présentation des divers thèmes (conférence, table ronde, atelier, etc.).
     
23. Le membre du Bureau qui est le membre ex officio de ce Comité agit comme agent de liaison avec le Comité de la recherche afin de coordonner le choix de sujets pour le Congrès annuel.
     
24. Le Comité du Congrès  – Une fois que le lieu du Congrès aura été choisi, un Comité local du Congrès sera créé. Puisque plusieurs congrès peuvent être en préparation en même temps, il se peut qu'il existe plus d'un Comité local du congrès. Ce Comité
     
    1. va à la recherche de l'endroit le plus approprié pour le Congrès et entreprendra les négociations en vue de proposer un contrat à l'approbation du Bureau de direction;
        
    2. voit à la préparation matérielle du Congrès et, spécialement, à la mise en état des trousses des participants, aux pauses-café, aux repas, et ainsi de suite;
        
    3. fait les arrangements nécessaires pour l'interprétation simultanée, en accord avec les directives reçues du Bureau de direction;
        
    4. remplit les demandes aux organismes subventionnaires, s'il y a lieu;
        
    5. cherche à répondre autant que faire se peut durant le congrès aux besoins exprimés par les participants et à résoudre les problèmes qui peuvent surgir en autant qu'ils soient reliés à l'organisation du congrès annuel;
        
    6. examine les factures émises à l'occasion du congrès et les transmet au Secrétariat afin qu'elles soient acquittées.
        
25. Les Comités spéciaux –  Le Bureau de direction peut créer des comités spéciaux quand il le juge approprié. Les normes du présent règlement s'appliquent à ces comités, à moins que, dans un cas particulier, des normes différentes soient établies par le Bureau de direction.