RÈGLEMENT
BY-LAW NO.1
A by-law relating generally to the transaction of the affairs of The Canadian Canon Law Society / Law Société canadienne de droit canonique (hereinafter referred to as the "Society").
Be it enacted as a by-law of the Society as follows:
HEAD OFFICE
The head office of the Society shall be in the City of Ottawa, Ontario and at such place therein as the Executive Board may from time to time determine.
CLASSES OF MEMBERS
The Society shall have two categories of membership designated as regular and Honorary members.
CONDITIONS OF MEMBERSHIP
Regular members shall consist of all canonists and any person interested in canon law whose application for admission as a member has received the approval of the Executive Board. Honorary members shall be those individuals who are recommended by the Executive Board and approved by the members at an Annual Meeting.
MEMBERSHIP FEE
The membership fee for a regular member of the Society shall be determined from time to time by the members upon the recommendation of the Executive Board. Annual fees are to be paid before the end of the financial year of the Society. Upon failure of any member to pay the annual membership fee for two consecutive years, such member shall thereupon cease to be a member. Honorary members shall not be required to pay a membership fee.
RESIGNATION OF MEMBER
Any member may resign from the Society by delivering to the Society a written resignation. Any member may be required to resign by a vote of three-quarters of the members of the Society at an annual or special meeting provided that any such member shall be granted an opportunity to be heard at such meeting.
MEETINGS OF MEMBERS
The annual or any special meeting of members of the Society shall normally take place at the annual convention when members have the opportunity to meet and discuss matters of canonical interest. The annual or any special meeting of the members of the Society shall be held at the head office of the Society or at any place in Canada and at such time as the Executive Board shall decide after consultation with members of the Society. The members of the Society may resolve that a particular meeting of members be held outside Canada.
BUSINESS AT ANNUAL MEETING
At every annual meeting, in addition to any other business that may be transacted, the report of the Executive Board, the financial statement and the report of the auditor shall be presented. The members of the Society may consider and transact any business either special or general at any meeting of the members. The Executive Board or the President or Vice-President shall have power to call, at any time, a special meeting of the members of the Society. The Executive Board shall call a special meeting of members of the Society on written requisition of regular members carrying not less than 5% of the voting rights.
NOTICE OF MEMBERS' MEETING
Each member of the Society shall be entitled to 30 days written notice of any annual or special meeting of members. Notice of any meeting where special business will be transacted should contain sufficient information to permit the member to form a reasoned judgement on the decision to be taken. Notice of each meeting must remind the members of the right to vote by proxy.
VOTING OF MEMBERS
Each regular member present at a meeting of members of the Society shall have the right to exercise one vote. Honorary members have the right to vote at all meetings of members of the Society. Every question shall be determined by a majority of votes unless otherwise specifically provided by statute or by these by-laws. A member may, by means of a written proxy, appoint a proxy holder to attend and act at a specific meeting of members, in the manner and to the extent authorized by the proxy. A proxy holder must be a member of the Society. A proxy holder cannot represent more than five members.
QUORUM FOR MEMBERS' MEETING
At all meetings of members, a quorum shall consist of 15% of the members of the Society.
ERRORS AND OMISSIONS
No error or omission in giving notice of any annual or special meeting or any adjourned meeting, whether annual or special, of the members of the Society shall invalidate such meeting or make void any proceedings taken thereat and any member may at any time waive notice of any such meeting and may ratify, approve and confirm any or all proceedings taken or had thereat. For purpose of sending notice to any member or officer for any meeting or otherwise, the address of the member or officer shall be his last address recorded on the books of the Society.
ELECTION PROCEDURES
AT MEMBERS MEETING
Elections for officers of the Executive Board shall be by secret ballot. That candidate shall be elected who has received an absolute majority of the valid votes cast. If no candidate receives an absolute majority on the first ballot, the names of those two candidates who have received the highest number of votes shall then be again presented for election. A tie for second place on the first ballot is broken by seniority of age. A tie on the second ballot is also broken by seniority of age.
EXECUTIVE BOARD
The property and business of the Society shall be managed by a board of directors which shall be called the "Executive Board." The Executive Board shall be composed of seven regular members of the Society who shall be called officers and four shall constitute a quorum. Officers must be at least 18 years of age, with power under law to contract. Each officer must hold an academic degree in canon law and must have been a member of the Society or its predecessor organization for a period of at least three years.
POWERS OF EXECUTIVE BOARD
The Executive Board shall administer the affairs of the Society and enter into any kind of contract which the Society may lawfully enter into and, save as hereinafter provided, generally, may exercise all such other powers and do all such other acts and things as the Society is authorized to exercise and do. The Executive Board shall have power to authorize expenditures on behalf of the Society from time to time and may delegate by resolution to an officer or officers of the Society the right to employ and pay salaries to employees. The Executive Board shall take such steps as they may deem requisite to enable the Corporation to acquire, accept, solicit or receive legacies, gifts, grants, settlements, bequests, endowments and donations of any kind whatsoever for the purpose of furthering the objects of the Corporation.
FIRST EXECUTIVE BOARD
The applicants for incorporation shall become the first officers (directors) of the Society whose term of office on the Executive Board shall continue in accordance with the provisions of Section 16.
ELECTION OF EXECUTIVE BOARD
The officers of the Executive Board shall be elected at the annual meeting of members of the Society and retire in rotation. At the first meeting of members of the Society for the election of officers, three officers shall be elected as the French-speaking President, the French-speaking Vice-President and the English-speaking Consultor and shall hold office from the end of the first annual meeting until the end of the second annual meeting of members and three officers shall be elected as the English-speaking Vice-President, the French-speaking Consultor and the Secretary-Treasurer and shall hold office from the end of the first annual meeting until the end of the third annual meeting of members.
At the second annual meeting of members for the election of officers, the French-speaking President, the French-speaking Vice-President and the English-speaking Consultor shall be elected for a two-year period and at the third meeting of members for the election of officers, the English-speaking Vice-President, the French-speaking Consultor and the Secretary-Treasurer for a two-year period. Subsequently, at each annual meeting of members of the Society, officers shall be elected by the members of the Society to fill the positions of the officers whose term of office has expired and shall hold office from the end of the annual meeting until the end of the second annual meeting after such election.
VACANCY ON EXECUTIVE BOARD
A vacancy on the Executive Board shall occur
if an officer shall resign by delivering a written resignation to the Secretary-Treasurer of the Society;
if an officer is found by a court to be of unsound mind;
if an officer becomes bankrupt or suspends payment or compounds with his or her creditors;
if, at a special meeting of members, a resolution is passed by three-quarters of the members present at the meeting that an officer be removed from office; or
on death.
Provided that a vacancy shall occur for any reason contained in this Section, the Executive Board by majority vote may, by appointment, fill the vacancy with a regular member of the Society who shall complete the term of the individual who has left office.
MEETINGS OF EXECUTIVE BOARD
Meetings of the Executive Board may be held at any time and place to be determined by the Executive Board provided that 48 hours written notice of such meeting shall be given to each officer. There shall be at least one meeting per year of the Executive Board. No error or omission in giving notice of any meeting of the Executive Board or any adjourned meeting of the Executive Board shall invalidate such meeting or make void any proceedings taken thereat and any officer may at any time waive notice of any such meeting and may ratify, approve and confirm any or all proceedings taken or had thereat. Each officer has the right to exercise one vote.
CASTING VOTE
In the case of an equality of votes on any question at a meeting of the Executive Board, the President shall have a second or casting vote.
TELEPHONE MEETINGS OF EXECUTIVE BOARD
If all the officers consent thereto generally or in respect of a particular meeting, an officer may participate in a meeting of the Executive Board or of a committee of the Executive Board by means of such conference telephone or other communications facilities as permit all persons participating in the meeting to hear each other, and an officer participating in such a meeting by such means is deemed to be present at the meeting.
MINUTES OF EXECUTIVE BOARD
The minutes of the Executive Board shall not be available to the members of the Society but shall be available to the Executive Board, each of whom shall receive a copy of such minutes.
REMUNERATION OF OFFICERS
The officers of the Executive Board shall serve as such without remuneration and no officer shall directly or indirectly receive any profit from such position; provided that an officer may be paid reasonable expenses incurred in the performance of such officer's duties. Nothing herein contained shall be construed to preclude any officer from serving the Society in any other capacity and receiving compensation therefore.
APPOINTMENT OF AGENTS
The Executive Board may appoint such agents and engage such employees as it shall deem necessary from time to time and such persons shall have such authority and shall perform such duties as shall be prescribed by the Executive Board at the time of such appointment.
REMUNERATION OF AGENTS
A reasonable remuneration for all agents and employees and committee members shall be fixed by the Executive Board by resolution. Such resolution shall have force and effect only until the next meeting of members of the Society when such resolution shall be confirmed by resolution of the regular members of the Society, or in the absence of such confirmation by the members, then the remuneration to such agents or employees and committee members shall cease to be payable from the date of such meeting of members.
INDEMNITIES TO OFFICERS
Every officer of the Society or other person who has undertaken or is about to undertake any liability on behalf of the Society and their heirs, executors and administrators, and estate and effects, respectively, shall from time to time and at all times, be indemnified and saved harmless out of the funds of the Society, from and against:
all costs, charges and expenses whatsoever which such officer or other person sustains or incurs in or about any action, suit or proceedings which is brought, commenced or prosecuted against him, or in respect of any act, deed, matter or thing whatsoever, made, done or permitted by him, in or about the execution of the duties of his office or in respect of an such liability;
all other costs, charges and expenses which he sustains or incurs in or about or in relation to the affairs thereof, except such costs, charges or expenses as are occasioned by his own wilful neglect or default.
COMMITTEES
The Executive Board is authorized to establish whatever committees it deems useful for the pursuit of the Society's purpose.
OFFICERS
The officers of the Society shall be a President, two Vice-Presidents (one English-speaking and one French-speaking), Secretary-Treasurer, two Consultors (one English-speaking and one French-speaking) and ex officio the immediate past President. The office of the President shall alternate between an English-speaking member and a French-speaking member. However, the President should be able to communicate in both official languages of the Society. If the President is English-speaking, the French-speaking Vice-President shall be considered as the first Vice-President, and vice versa. The Secretary-Treasurer must be able to fulfill the functions of this office in both official languages of the Society.
All officers, except the President, are eligible for re-election to the Executive Board for one consecutive additional term. The Secretary-Treasurer is eligible for re-election for several consecutive terms. Members of the Society shall have the right to nominate from the floor candidates for each office.
PRESIDENT
The President shall be the chief executive officer of the Society. The President shall convoke and preside at all meetings of the Society and of the Executive Board, shall have the general and active management of the business of the Society and shall see that all orders and resolutions of the Executive Board are carried into effect. When authorized by the Executive Board, the President shall act officially in the name of the Society and represent it elsewhere.
VICE-PRESIDENT
The Vice-President shall, in the absence or disability of the President, perform the duties and exercise the powers of the President and shall perform such other duties as shall from time to time be assigned by the President or the Executive Board.
SECRETARY-TREASURER
The Secretary-Treasurer shall have the general charge of the funds of the Society and shall keep full and accurate accounts of all assets, liabilities, receipts and disbursements of the Society in the books belonging to the Society and shall deposit all monies, securities, gifts and other valuable effects in the name and to the credit of the Society in such chartered bank or trust company as may be designated by the Executive Board. He shall collect the annual dues of members and disburse the funds of the Society as may be directed by proper authority taking proper vouchers for such disbursements, and shall render to the President and directors at the regular meeting of the Executive Board, or whenever they may require it, an accounting of all the transactions and a statement of the financial position of the Society. The Secretary-Treasurer shall attend all meetings and act as clerk thereof and record all votes and minutes of all proceedings in the books to be kept for that purpose. The Secretary-Treasurer shall give or cause to be given notice of all meetings of the members and of the Executive Board and shall perform such other duties as may be prescribed by the Executive Board or the President, under whose supervision he shall be. The Secretary-Treasurer shall be custodian of the seal of the Society.
EXECUTION OF DOCUMENTS
Contracts, documents or any instruments in writing requiring the signature of the Society, shall be signed by any two of the officers of the Society and all contracts, documents and instruments in writing so signed shall be binding upon the Society without any further authorization or formality. The Executive Board shall have power from time to time, by resolution, to appoint an officer or officers on behalf of the Society to sign specific contracts, documents and instruments in writing. The Executive Board may give the Society's power of attorney to any registered dealer in securities for the purposes of the transferring of and dealing with any stocks, bonds, and other securities of the Society. The seal of the Society when required may be affixed to contracts, documents and instruments in writing signed as aforesaid or by any officer or officers appointed by resolution of the Executive Board.
FINANCIAL YEAR
Unless otherwise ordered by the Executive Board, the financial year end of the Society shall be December 31.
AMENDMENT OF BY-LAWS
The by-laws of the Society may be repealed or amended, by a by-law enacted by a majority of the Executive Board at a meeting of the Executive Board and sanctioned by an affirmative vote of at least two-thirds of the members of the Society at a meeting duly called for the purpose of considering the said by-law, provided that the repeal or amendment of such by-laws shall not be enforced or acted upon until the approval of the Minister of Industry has been obtained.
AUDITORS
The members of the Society shall at each annual meeting appoint an auditor to audit the accounts of the Society for report to the members at the next annual meeting of the Society. A casual vacancy in the office of auditor between annual general meetings shall be filled by the Executive Board. The remuneration of the auditor shall be fixed by the Executive Board.
NEWSLETTER
The Society may publish for its members a periodical newsletter containing selected texts of canonical interest. The newsletter's editor shall be appointed by and shall be accountable to the Executive Board.
BOOKS AND RECORDS
The Executive Board shall see that all necessary books and records of the Society required by the by-laws of the Society or by any applicable statute or law are regularly and properly kept.
RULES AND REGULATIONS
The Executive Board may prescribe such rules and regulations not inconsistent with these by-laws relating to the management and operation of the Society as it deems expedient, provided that such rules and regulations shall have force and effect only until the next annual meeting of the members of the Society when they shall be confirmed, and failing such confirmation at such annual meeting of members shall at and from that time cease to have force and effect.
OFFICIAL LANGUAGES
The official languages of the Society are English and French. Both the English and French texts of this by-law are official.
INTERPRETATION
Règlement concernant de façon générale les affaires de La Société canadienne de droit canonique / The Canadian Canon Law Society (ci-après la «Société»).
Que le règlement suivant de la Société soit décrété:
SIÈGE SOCIAL
Le siège social de la société est situé dans la ville d'Ottawa, Ontario, et à tout autre endroit que le Bureau de direction peut choisir à l'occasion.
CATÉGORIES DE MEMBRES
La Société se compose de deux catégories de membres, les membres réguliers et les membres honoraires
CONDITIONS D'APPARTENANCE
Les membres réguliers sont des canonistes ou des personnes intéressées au droit canonique, dont la demande d'admission a été approuvée par le Bureau de direction. Les membres honoraires sont ceux dont la nomination a été approuvée par les membres à une assemblée annuelle, suite à une recommandation du Bureau de direction.
COTISATION
La cotisation annuelle d'un membre régulier de la Société est déterminée périodiquement par les membres, suite à une recommandation du Bureau de direction. La cotisation annuelle est payable avant la fin de l'exercice financier de la Société. Un membre qui a omis d'acquitter sa cotisation annuelle durant deux années consécutives cesse par le fait même d'être membre. Les membres honoraires n'ont pas à acquitter de cotisation annuelle.
DÉMISSION D'UN MEMBRE
Tout membre peut démissionner de la Société en envoyant une lettre à cet effet à la Société. Suite au vote de trois quarts des membres réunis en assemblée annuelle ou spéciale, un membre peut être obligé de remettre sa démission, en autant que ce membre ait eu la possibilité d'être entendu lors de cette assemblée.
ASSEMBLÉES DES MEMBRES
L'assemblée annuelle ou toute autre assemblée spéciale des membres de la Société se tient
normalement au cours du congrès annuel, durant lequel les membres ont l'occasion de se rencontrer et d'échanger sur des sujets d'intérêt canonique. L'assemblée annuelle ou toute autre assemblée spéciale des membres de la Société doit avoir lieu au siège social de la Société ou en tout autre lieu au Canada et au moment que peut fixer à l'occasion le Bureau de direction après avoir consulté les membres de la Société au cours des congrès antérieurs. Les membres de la Société peuvent approuver la convocation d'une assemblée particulière des membres à l'extérieur du Canada.
AFFAIRES DISCUTÉES À L'ASSEMBLÉE ANNUELLE
Outre l'étude des autres points de l'ordre du jour, chaque assemblée annuelle doit servir à l'examen du rapport du Bureau de direction, des états financiers et du rapport des vérificateurs. Les membres de la Société peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées des membres. Le Bureau de direction, le président ou le vice-président ont le pouvoir de convoquer n'importe quand une assemblée spéciale des membres. Le Bureau de direction doit convoquer une assemblée spéciale des membres de la Société suite à une demande écrite de membres réguliers détenant au moins 5% des votes.
AVIS DE CONVOCATION À UNE ASSEMBLÉE DES MEMBRES
Un avis de convocation par écrit à une assemblée annuelle ou spéciale doit être envoyé à tous les membres de la Société au moins 30 jours à l'avance. L'avis d'une assemblée spéciale doit fournir aux membres suffisamment de détails pour permettre aux membres de se former un jugement éclairé sur les décisions qui doivent y être prises. L'avis de convocation doit rappeler aux membres de la Société qu'ils ont le droit de voter par procuration.
EXERCICE DU DROIT DE VOTE PAR LES MEMBRES
Chaque membre régulier présent lors de l'assemblée des membres de la Société peut exercer son droit de vote en ne donnant qu'une seule voix. Les membres honoraires ont le droit de vote à toutes les assemblées des membres de la Société. Sauf disposition contraire de la loi ou des présents règlements, les questions seront tranchées par les membres à la majorité des voix. Un membre peut, par procuration écrite, nommer un fondé de pouvoir pour assister et le représenter à une assemblée spécifique des membres, selon le mode et à l'intérieur des limites indiquées par la procuration. Un fondé de pouvoir doit être membre de la Société. Un fondé de pouvoir ne peut pas représenter plus de cinq membres. Un membre peut, par procuration écrite, nommer un fondé de pouvoir pour assister et le représenter à une assemblée spécifique des membres, selon le mode et à l'intérieur des limites indiquées par la procuration. Un fondé de pouvoir doit être membre de la Société.
QUORUM DES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Le quorum de toutes les assemblées des membres est fixé à 15% des membres de la Société.
ERREURS ET OMISSIONS
Aucune erreur ou omission dans l'envoi de l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée annuelle ou spéciale des membres n'annulera ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites, et tout membre peut renoncer n'importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l'une ou toutes les délibérations qui y ont été faites. Les membres ou dirigeants recevront l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée à l'adresse la plus récente figurant dans les livres de la Société.
PROCÉDURES D'ÉLECTION
LORS DES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Les élections des membres du Bureau de direction ont lieu au scrutin secret. Est élu celui qui a obtenu la majorité absolue des suffrages valides exprimés. Si aucun des candidats n'obtient la majorité absolue au premier tour de scrutin, seuls les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix sont éligibles au second tour. S'il y a égalité pour la seconde place au premier tour de scrutin, l'ancienneté d'âge détermine le candidat. S'il y a égalité au second tour de scrutin, l'ancienneté d'âge détermine cette fois aussi l'élu.
BUREAU DE DIRECTION
Les biens et les affaires de la Société sont administrés par un conseil d'administration appelé le "Bureau de direction". Le Bureau de direction est composé de sept membres réguliers de la Société qu'on appelle les "dirigeants" et quatre constituent un quorum. Les membres du Bureau de direction doivent avoir 18 ans et être habilités par la loi à contracter. Chaque dirigeant doit posséder un grade académique en droit canonique et avoir été membre de la Société ou de celle qui l'a précédée depuis au moins trois ans.
POUVOIRS DU BUREAU DE DIRECTIO
Le Bureau de direction de la Société a pleins pouvoirs pour gérer les affaires de la Société, passer, au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs que la Société est autorisée à exercer et prendre toutes les mesures qu'elle est autorisée à prendre. Le Bureau de direction peut à l'occasion autoriser des dépenses au nom de la Société et mandater par résolution un ou plusieurs dirigeants pour engager des employés et leur verser un traitement. Le Bureau de direction peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la Société d'acquérir, d'accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, subventions, règlements, fondations et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les buts de la Société.
LE PREMIER BUREAU DE DIRECTION
ÉLECTION DES MEMBRES DU BUREAU DE DIRECTION
Les membres du Bureau de direction sont élus lors de l'assemblée annuelle des membres de la Société et quittent le Bureau de direction à tour de rôle. Lors de la première assemblée des membres de la Société pour les élections au Bureau de direction, trois membres seront élus - le président francophone, le vice-président francophone et le conseiller anglophone - dont le mandat débutera à la fin de la première assemblée annuelle pour se terminer à la fin de la deuxième assemblée annuelle et trois autres membres seront élus - le vice-président anglophone, le conseiller francophone et le secrétaire-trésorier - dont le mandat débutera à la fin de la première assemblée annuelle pour se terminer à la fin de la troisième assemblée annuelle suivante. Au cours de la deuxième assemblée annuelle pour les élections au Bureau de direction, aura lieu l'élection du président francophone, du vice-président francophone et du conseiller anglophone pour un mandat de deux ans et lors de la troisième assemblée annuelle des membres aura lieu l'élection du vice-président anglophone, du conseiller francophone et du secrétaire-trésorier pour un mandat de deux ans. Subséquemment, les membres du Bureau de direction seront élus lors de l'assemblée annuelle des membres de la Société pour remplacer les membres sortant de charge; leur mandat débutera à la fin de l'assemblée annuelle pour se terminer à la fin de la deuxième assemblée annuelle après cette élection.
VACANCES AU BUREAU DE DIRECTION
Il y a automatiquement vacance à un poste d'administrateur si:
un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au secrétaire de la Société;
il est reconnu par un tribunal comme ayant perdu la raison;
il fait faillite, suspend ses paiements ou transige avec ses créanciers;
lors d'une assemblée générale spéciale des membres, il est adopté, par trois quarts des membres présents, une résolution visant à lui retirer sa charge;
Advenant l'un des cas susmentionnés, le Bureau de direction peut, par vote majoritaire, nommer un membre régulier de la Société au poste vacant qui terminera le mandat de celui qu'il remplace.
RÉUNIONS DU BUREAU DE DIRECTION
VOIX PRÉPONDÉRANTE
RÉUNIONS TÉLÉPHONIQUES DU BUREAU DE DIRECTION
PROCÈS-VERBAUX DU BUREAU DE DIRECTION
RÉMUNÉRATION DES MEMBRES DU BUREAU DE DIRECTION
NOMINATION DE REPRÉSENTANTS
RÉMUNÉRATION DES REPRÉSENTANTS
Le Bureau de direction fixe, par résolution, la rémunération raisonnable de tous les représentants, employés et membres des comités de la Société. Ladite résolution est en vigueur jusqu'à l'assemblée suivante des membres de la Société où elle est alors confirmée par les membres réguliers de la Société ou, si elle n'est pas confirmée, les rémunérations convenues cessent d'être payables à compter de la date de ladite assemblée des membres.
INDEMNISATION DES MEMBRES DU BUREAU DE DIRECTION
Chaque dirigeant de la Société ou chaque autre personne qui a pris ou va prendre des engagements au nom de la Société ou d'une société contrôlée par elle, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, respectivement, est au besoin et en tout temps tenu indemne et à couvert, à même les fonds de la Société:
de tous frais, charges et dépenses quelconques que ce dirigeant ou cette personne supporte ou subit au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d'actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l'exercice et pour l'exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements; et
COMITÉS
Le Bureau de direction peut établir les comités qu'il juge utile à la poursuite des buts de la Société.
DIRIGEANTS DE LA SOCIÉTÉ
Les dirigeants de la Société sont le président, deux vice-présidents (un anglophone et un francophone), un secrétaire-trésorier, deux conseillers (un anglophone et un francophone) et, ex officio, le président sortant de charge. Le poste de président sera occupé tour à tour par un anglophone et un francophone. Cependant, le président devrait être en mesure de communiquer dans les deux langues officielles de la Société. Quand le président est anglophone, le vice-président francophone est considéré comme le premier vice-président, et vice versa. Le secrétaire-trésorier doit être en mesure d'accomplir ses fonctions dans les deux langues officielles de la Société.
À l'exception du président, tous les dirigeants sont rééligibles pour un second mandat consécutif au Bureau de direction. Le secrétaire-trésorier est rééligible pour plusieurs mandats consécutifs. Les membres de la Société ont le droit de proposer des candidats à chaque poste lors de l'assemblée annuelle des membres.
PRÉSIDENT
Le président est le chef de la direction de la Société. Il doit convoquer et présider toutes les assemblées des membres de la Société ainsi que celles du Bureau de direction. Il est responsable de la gestion générale et concrète des affaires de la Société et doit veiller à l'application de tous les ordres et de toutes les résolutions du Bureau de direction. S'il y est autorisé par le Bureau de direction, le président agira officiellement au nom de la Société et la représentera à l'extérieur.
VICE-PRÉSIDENT
SECRÉTAIRE-TRÉSORIER
Le secrétaire-trésorier doit avoir la garde des fonds de la Société et tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de la Société dans des livres comptables propriété de la Société et déposer tous les fonds, titres, dons et autres effets de commerce au crédit de la Société dans une banque à charte ou une société de fiducie, selon ce qu'aura décidé le Bureau de direction. Il doit recueillir la cotisation annuelle des membres, dépenser les fonds de la Société à la demande de l'autorité compétente en émettant les pièces justificatives appropriées et rendre au président et aux membres du Bureau, lors des assemblées de celui-ci ou lorsqu'ils l'exigent, un compte de toutes les transactions et un bilan de la situation financière de la Société. De plus, le secrétaire-trésorier doit assister à toutes les réunions, servir de secrétaire d'assemblée et consigner les résultats des votes ainsi que le procès-verbal des réunions dans les livres prévus à cet effet. Le secrétaire-trésorier expédie ou voit à ce que soit expédié aux membres de la Société l'avis de convocation aux assemblées et aux membres du Bureau l'avis de convocation aux réunions de celui-ci. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assigneront le Bureau de direction ou le président, dont il relève. Le secrétaire-trésorier est le gardien du sceau de la Société.
VALIDATION DE DOCUMENTS
Les contrats, documents ou actes juridiques écrits exigeant la signature de la Société seront signés par deux membres du Bureau de direction et, une fois signés, engagent la Société sans autre formalité ou autorisation. Le Bureau de direction est autorisé à nommer à l'occasion par résolution un ou plusieurs membres du Bureau pour signer au nom de la Société certains contrats, documents et actes juridiques écrits particuliers. Le Bureau de direction peut donner une procuration à un courtier enregistré en valeurs mobilières l'autorisant ainsi à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et de négocier des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de la Société. Le sceau de la Société peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes juridiques écrits signés par un ou plusieurs membres du Bureau nommés par résolution de celui-ci.
EXERCICE FINANCIER DE LA SOCIÉTÉ
Sauf décision contraire par le Bureau de direction, l'exercice financier de la Société prend fin le 31 décembre.
MODIFICATION DES RÈGLEMENTS
Les règlements de la Société peuvent être amendés par voie d'un règlement adopté par la majorité des membres du Bureau de direction lors d'une réunion de celui-ci et approuvé par au moins les deux tiers des membres de la Société lors d'une assemblée dûment convoquée dans le but d'examiner ledit règlement, à condition que la mise en vigueur, l'abrogation ou la modification d'un tel règlement n'entre pas en vigueur avant l'approbation du Ministre de l'Industrie.
VÉRIFICATEURS
BULLETIN DE NOUVELLES
La Société peut publier pour les membres un bulletin de nouvelles périodique contenant des textes choisis d'intérêt canonique. Le directeur du bulletin de nouvelles est nommé par le Bureau de direction, à qui il rend compte.
LIVRES ET DOSSIERS
Conserver en vertu des règlements de la Société ou de quelque loi que ce soit.
ORDONNANCES ET RÈGLES DE PROCÉDURE
Le Bureau de direction peut établir des ordonnances et règles de procédure, qui ne sont pas incompatibles avec les règlements, concernant la gestion et le fonctionnement de la Société et qu'il juge utiles, à condition que ces ordonnances et règles de procédure ne soient en vigueur que jusqu'à l'assemblée annuelle suivante des membres de la Société, et que, s'ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, ils cessent à ce moment-là d'être en vigueur.
LANGUES OFFICIELLES
Le français et l'anglais sont les langues officielles de la Société. Les textes français et anglais des règlements sont officiels.
INTERPRÉTATION