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By-Laws/Règlement

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By-Laws/RÈGLEMENTS

BY-LAWSOF
THE CANADIAN CANON LAW SOCIETY

As Voted by the members of the CCLS attending the General Assembly on 30 October 2013
and
The Members of the Executive Board of the CCLS on February 11, 2014 and February 27, 2014.

BY-LAW NO. 1

1. THE SOCIETY

The Canadian Canon Law Society/La Société canadienne de droit canonique was incorporated under the part II of the Canada Corporations Act and continued under the Canada Not-for-profit Corporations Act (the ‘Act’) and hereinafter will be referred to as ‘Society’.

2. HEAD OFFICE

The head office of the Society shall be in the City of Ottawa, Ontario. The Executive Board may, however, choose at any time another place considered appropriate for the head office.

3. MEMBERS

The Society shall have two categories of membership: regular and honorary.

4. REGULAR MEMBERS

Regular members shall be canonists or persons interested in canon law whose application for admission as a member has received the approval of the Executive Board. They enjoy an active and passive voice.

5. HONORARY MEMBERS

Honorary members shall be those who are recommended by the Executive Board and approved by the members at a General Assembly. This status can be given to a person who has given exceptional service to the Society or to canon law. This person need not necessarily be a regular member of the Society nor be a canonist. Honorary members enjoy an active and passive voice.

6. MEMBERSHIP FEE

The annual fee for a member of the Society shall be determined periodically by the members upon recommendation of the Executive Board. The annual fee must be submitted in full by September 15th each year. A member who fails to pay the fee before this date loses the right to vote during the General Assembly.

A member who fails to pay the annual fee for two consecutive years, shall cease thereby to be a member. If a lapsed member wishes to pay the arrears, he shall be deemed a member for the years in which payment was received without having to be accepted again by the Executive Board.

Honorary members are not required to pay the annual membership fee.

7. RESIGNATION OF A MEMBER
Any member may resign from the Society by delivering to the Executive Board a written resignation.

8. DISMISSAL OF A MEMBER

Upon presentation by the Executive Board and for serious motives, a member may be expelled from the Society following a vote of three-quarters of the members present at a General Assembly or special meeting. The Executive Board must explain the reason for its decision and demonstrate the efforts made to prevent such a dismissal. The dismissed member retains the option of explaining himself during the General Assembly or special meeting during which the vote to dismiss is taken.

9. GENERAL ASSEMBLY

The members of the Society will hold a General Assembly at least once a year as determined by the Executive Board, but not exceeding fifteen (15) months after the preceding General Assembly.

The General Assembly of members of the Society shall normally take place during the convention of the Society. The annual report of the President, the report on financial affairs of the Society and the Auditor’s report are to be presented at this General Assembly. The members of the Society present at the General Assembly will proceed to vote on proposed modifications to the annual fee presented by the Executive Board and they can consider any special or general question during the course of the General Assembly.

The elections of the members of the Executive Board are to be held in conformity with articles 20-21 of these present By-Laws.

10. SPECIAL ASSEMBLY

For important reasons, the Executive Board shall have power to call, at any lime, a special meeting of the members. This special assembly shall normally be held at the head office of the Society. The Executive Board may call the meeting on its own or at the request of five (5) percent of the voting members of the Society.

11. NOTICE OF MEETING

A written notice of meeting, sent by post or electronic mail, must be sent to all the members of the Society according to one of the following means:

a.   by mail, courier or hand delivery – the notice having been sent to each member entitled to vote at the meeting, no sooner than sixty days and no later than twenty-one days before the date on which the meeting is to be held; or
b. by every other means of communication – telephone, electronic or other – the notice having been sent to all members entitled to vote at the meeting, no sooner than thirty-five days and no later than twenty-one days before the date on which the meeting is to be held.

The notice shall contain the location, the date, the purpose of the meeting, the agenda and, if an election is to take place, the list of names of the candidates eligible as members of the Executive Board.

12. QUORUM

The quorum for any meeting - general or special - is fixed at 10% of members in good standing with the Society.

13. VOTING RIGHTS

Each member present at a general or special meeting has the right to vote. every question shall be determined by a relative majority of votes unless otherwise specified in the Act or the By-laws.

14. VOTING BY PROXY

A member may, by means of a written mandate, appoint a proxy to attend and represent him or her at a specific meeting of the members, in the manner and to the extent authorized by the mandate. A proxy holder must be a member of the Society and cannot represent more than five members.

15. CONVENTION OF THE SOCIETY

The Executive Board is to organize a convention each year, or at a different interval of not more than three years, during which the members of the Society will have the opportunity to meet and discuss matters of canonical interest or on any other issue of current events having an impact on canon law.

16. LOCATION OF CONVENTION

The convention may be held at the head office of the Society or at different locations in Canada, always taking into consideration the regions of the country. Exceptionally, the convention of the Society can be held outside Canada after approval of the members at a General Assembly.

17. DATE OF CONVENTION

The convention shall normally be held in the Fall; the dates and place will be communicated to members of the Society at least two (2) years ahead.

18. EXECUTIVE BOARD

The property and business of the Society shall be managed by a board of directors which shall be called the ‘Executive Board’. The members of the Executive Board shall serve as volunteers. Only costs for travel, lodging, food and representation may be claimed.

19. COMPOSITION OF THE EXECUTIVE BOARD

The Executive Board shall be composed of five members elected among the members of the Society who have active voice. They must have been a member of the Society for a period of three consecutive years.

The Executive Board is composed of a Francophone or Anglophone President elected alternately; a Francophone or Anglophone Vice-President, elected alternately; two Consultors, one Francophone and one Anglophone; and a Secretary-Treasurer who must have a working knowledge of both official languages.

20. ELECTIONS

The members of the Executive Board are elected for a term of three years and in rotation: the Francophone President and the Anglophone Vice-President are elected the first year. The Consultors are elected in the second year and the Secretary-Treasurer in the third year. The Anglophone President and Francophone Vice-President will be elected in the fourth year.

Members pf the Executive Board cannot serve more than two consecutive terms in the same position.

21. ELECTION PROCEDURES

The elections of the members of the Executive Board shall take place at the General Assembly. The names of candidates for a place on the Executive Board shall be made known to the members thirty (30) days before the meeting of the General Assembly (cf. By-law 3, art. 11).

Further nominations may be submitted to the Nominations Committee no later than 6:00 pm on the day before the meeting of the General Assembly.

The election of the members of the Executive Board is to take place during the General Assembly by secret ballot. That candidate shall be elected who has received an absolute majority of the valid votes cast. If no candidate receives an absolute majority on the first ballot, the names of those two candidates who have received the highest number of votes shall then be again presented for election. A tie for second place on the first ballot is broken by seniority of age. A tie on the second ballot is also broken by seniority of age.

22. POWERS OF THE EXECUTIVE BOARD

The Executive Board of the Society has full power to administer the affairs of the Society, to enter, in its name, into any kind of contract which the law permits it to enter and, save as hereinafter provided, to exercise in general all such other powers that the Society is authorized to exercise and to take all measures that it is authorized to do.

The Executive Board may from time to time authorize expenditures on behalf of the Society and may delegate by resolution one of more directors to hire employees and to pay them a salary.

The Executive Board can take all measures deemed necessary to enable the Society to acquire, accept, solicit or receive legacies, gifts, grants, foundations, and donations of any kind whatsoever for the purpose of furthering the goals of the Corporation.

Furthermore, it sees to setting the annual fee for the members of the Society. Before making any change in the annual fee, the Executive Board must present to the members of the Society the reasons for the change in the fee and receive the assent of a majority of the members present at the meeting of the General Assembly.

23. VACANCY ON THE EXECUTIVE BOARD

There is an automatic vacancy on the Executive Board if:

a.   the member has completed his or her mandate, without prejudice to the provision of article 20, par. 2;
b.   the members has resigned by delivering a written notice to the Executive Board;
c.   the member is found by a court to be of unsound mind;
d. during a General Assembly or special meeting of the members, a resolution is adopted by the members present to remove a member from office;
e.   the member dies.

In the event of one of the cases b, c, d or e mentioned above, the Executive Board can name by majority vote a regular member of the Society to the vacancy to complete the term of the member who had to be replaced.

24. MEETINGS OF THE EXECUTIVE BOARD

The meetings of the Executive Board shall be held at the head office of the Society or at any place other place considered opportune by the Executive Board. The members of the Executive Board shall receive a written convocation indicating the date, place and agenda at least four (4) days before the meeting. Three members constitute a quorum. A meeting of the Executive Board must be held at least once a year.

25. CASTING VOTE

In the case of an equality of votes on any question at a meeting of the Executive Board, the President has the deciding vote.

26. ATTENDANCE AT THE EXECUTIVE BOARD MEETINGS

Members of the Executive Board will do their best to attend all meetings of the Board in person. However, if all the members of the Executive Board are in agreement, either in general or for a particular meeting, a member may participate in a meeting of the Executive Board or one of its committees by such means as telephone or other communication tools which allow all the participants to communicate orally with one another. A member of the Executive Board participating in a meeting in this way is deemed to have been present at the meeting.

27. PRESIDENT

The President shall be the chief executive officer of the Society. The President shall convoke and preside at all meetings of the Society and of the Executive Board. He is responsible for the general and active management of the business of the Society and must ensure that all orders and resolutions of the Executive Board are carried out. When authorized by the Executive Board, the President shall act officially in the name of the Society and be its representative.

28. VICE-PRESIDENT

In the President’s absence or inability to function, the Vice-President is to replace him with all the powers of the President and to perform other functions which the President or the Executive Board shall assign to him.

29. CONSULTORS

The Consultors work in collaboration with the other members of the Executive Board. They shall perform such duties as shall from time to time be assigned by the President or the Vice-President.

30. SECRETARY-TREASURER

The Secretary-Treasurer is to have the general charge of the funds of the Society and shall keep full and accurate accounts of all assets, liabilities, receipts and disbursements of the Society in the account books belonging to the Society and shall deposit all monies, securities, gifts and other negotiable instruments to the credit of the Society in a chartered bank or trust company, as may be designated by the Executive Board.

The Secretary-Treasurer shall collect the annual dues of members and disburse the funds of the Society as requested by competent authority, by issuing the appropriate supporting documents, and shall render to the President and directors at the regular meeting of the Executive Board, or whenever they may require it, an accounting of all the transactions and a statement of the financial position of the Society.

Moreover, the Secretary-Treasurer shall attend all meetings and act as clerk thereof and record all votes and minutes of all proceedings in the books to be kept for that purpose.

The Secretary-Treasurer shall give or cause to be given notice of meetings to the members of the Society and to the members of the Executive Board notice of its meetings. The Secretary-Treasurer shall perform such other duties as may be assigned by the Executive Board or by the President, to whom he reports.
The Secretary-Treasurer is the custodian of the seal of the Society.

31. MINUTES

The minutes are written by the Secretary-Treasurer and countersigned by him and the President. The minutes shall be given to the members of the Board for acceptance at the following meeting. By explicit request, members of the Society may consult minutes that have been approved.

32. EXECUTION OF DOCUMENTS

Contracts, documents or written legal documents requiring the signature of the Society shall be signed by any two of the Executive, and once signed, are binding on the Society without any further formality or authorization.

The Executive Board is authorized to appoint from time to time, by resolution, one or more members of the Board to sign specific contracts, documents and particular written legal instruments in the name of the Society.

The Executive Board may give the power of attorney to a registered dealer in securities thus authorizing him to act as its proxy for the purposes of the transferring of and dealing with any stocks, bonds, and other securities of the Society.

The seal of the Society when required may be affixed to contracts, documents and instruments in writing signed by one or more members of the Board appointed by resolution of the Board.

33. FINANCIAL YEAR

Unless otherwise ordered by the Executive Board, the end of the fiscal year of the Society shall be December 31st.

34. AUDITORS

The members of the Society shall at each General Assembly appoint an auditor to audit the accounts of the Society. The auditor or the treasurer of the Executive Board is to give a report to the members at the time of the General Assembly. If the position of auditor should become vacant between General Assemblies, the Executive Board of the Society names another auditor. The remuneration of the auditor is established by the Executive Board.

35. REMUNERATION OF AGENTS

The Executive Board establishes by resolution a reasonable remuneration for all agents and employees and committee members of the Society.

36. COMMITTEES

The Executive Board is authorized to establish whatever committees it deems useful in pursuit of the ends of the Society.

37. RULES AND REGULATIONS

The Executive Board may establish rules and procedural regulations that are not inconsistent with these By-laws concerning the management and operation of the Society as it deems expedient, provided that such rules and procedural regulations shall have force only until the next General Assembly of the members of the Society and, if not ratified at that assembly, shall cease from that moment to be in force.

38. OFFICIAL LANGUAGES

The official languages of the Society are English and French. The French text of these By-laws is the official text.

39. INTERPRETATION

In these By-laws and in all other By-laws the Society shall hereafter adopt, unless the context otherwise requires, masculine or singular terms shall include the feminine or plural, according to the case, and vice versa, and references to persons shall include firms and corporations.

40. AMENDMENT OF BY-LAWS

The By-laws of the Society may be amended by a By-law enacted by a majority of the Executive Board at a meeting of the Executive Board and approved by at least two-thirds of the members of the Society present at a meeting duly called for the purpose of considering the said proposal.

LES RÈGLEMENTS DE

LA SOCIÉTÉ CANADIENNE DE DROIT CANONIQUE

Tel qu’accepté par les membres de la SCDC lors de l’assemblée générale du 30 octobre 2013

et

Du Bureau de direction de la SCDC le 11 février 2014 et le 27 février 2014.

RÈGLEMENT NUMÉRO 1

1. LA SOCIÉTÉ

La Société canadienne de droit canonique/The Canadian Canon Law Society a été incorporée sous la partie II de la Loi sur les corporations canadiennes et continuée sous la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (la « Loi ») et est ci-après nommée « Société ».

2. SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la Société est à Ottawa dans la province de l’Ontario. Cependant, le Bureau de direction peut choisir en tout temps un autre endroit jugé approprié pour le siège social.

3. LES MEMBRES

La Société se compose de deux catégories de membres : réguliers et honoraires.

4. LES MEMBRES RÉGULIERS

Les membres réguliers sont des canonistes ou des personnes intéressées au droit canonique et dont la demande d’admission a été approuvée par le Bureau de direction. Ils jouissent d’une voix active et passive.

5. LES MEMBRES HONORAIRES

Les membres honoraires sont ceux dont la nomination a été approuvée par les membres à une assemblée générale, suite à une recommandation du Bureau de direction. Ce statut peut être accordé à une personne ayant rendu des services exceptionnels à la Société ou au droit canonique. Cette personne peut ne pas être membre régulier de la Société ni même être canoniste. Les membres honoraires jouissent d’une voix active et passive.

6. COTISATION

La cotisation annuelle d’un membre de la Société est déterminée périodiquement par les membres, suite à une recommandation du Bureau de direction. La cotisation annuelle doit être acquittée avant le quinze (15) septembre de chaque année. Un membre qui a omis d’acquitter sa cotisation avant cette date perd le droit de vote lors de l’assemblée générale.

Un membre qui a omis d’acquitter sa cotisation annuelle durant deux années consécutives cesse par le fait même d’être membre. Si un ancien membre désire payer ses arriérés, il conservera ses années comme membre sans avoir à être accepté de nouveau par le Bureau de direction.

Les membres honoraires n’ont pas à acquitter la cotisation annuelle.

7. DÉMISSION

Tout membre peut démissionner de la Société par écrit au Bureau de direction.

8. RENVOI D’UN MEMBRE

Un membre peut être renvoyé de la Société suite à un vote des trois quarts des membres réunis en assemblée générale ou spéciale de la Société, sur présentation du Bureau de direction et pour des motifs graves. Le Bureau de direction doit expliquer le motif de sa décision et exposer les procédures entreprises pour éviter un tel renvoi. Le membre renvoyé garde la possibilité de s’expliquer lors de l’assemblée générale ou spéciale pendant laquelle le vote de renvoi est pris.

9. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Les membres de la Société se réuniront en assemblée générale une fois par année selon ce que le Bureau de direction aura déterminé, mais ne dépassant pas quinze (15) mois suivant l’assemblée générale précédent.

L’assemblée générale a habituellement lieu lors du Congrès de la Société. Lors de cette assemblée générale, on présentera le rapport annuel du président, les états financiers de la Société et le rapport du vérificateur. Les membres procéderont au vote sur les modifications à la cotisation annuelle des membres, proposées par le Bureau de direction et peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours de l’assemblée générale.

On procédera à l’élection des membres du Bureau de direction en conformité avec les numéros 20 et 21 du présent règlement.

10. ASSEMBLÉE SPÉCIALE

Une assemblée spéciale peut être convoquée par le Bureau de direction pour des motifs importants. Elle aura lieu généralement au siège social de la Société. Elle peut être convoquée directement par le Bureau de direction ou par le Bureau de direction suite à une demande de cinq (5) pourcent des membres votant de la Société.

11. AVIS DE CONVOCATION

Un avis de convocation écrit, par envoi postal ou électronique, doit être envoyé à tous les membres de la Société selon une des méthodes suivantes:

a.   par la poste, par messager ou en mains propres – l’avis étant envoyé à tous les membres habiles à voter à l’assemblée au cours de la période commençant soixante jours avant la date de la tenue de l’assemblée et se terminant vingt et un jours avant;
b. par tout autre moyen de communication – téléphonique, électronique ou autre – l’avis étant envoyé à tous les membres habiles à voter à l’assemblée au cours de la période commençant trente-cinq jours avant la date de la tenue de l’assemblée et se terminant vingt et un jours avant.

L’avis contiendra le lieu, la date, l’objet de l’assemblée, l’ordre du jour et, si une élection doit avoir lieu, la liste des noms des candidats éligibles comme membres du Bureau de direction.

12. QUORUM

Le quorum de toute assemblée - générale ou spéciale - est fixé à 10% des membres en règle de la Société.

13. DROIT DE VOTE

Chaque membre présent a le droit de vote lors de l’assemblée générale ou spéciale. Les décisions soumises au vote sont prises à la majorité relative sauf si spécifié autrement dans la Loi ou les règlements.

14. VOTE PAR PROCURATION

Un membre peut, par procuration écrite, nommer un fondé de pouvoir pour assister et le représenter à une assemblée spécifique des membres, selon le mode et à l’intérieur des limites indiquées par la procuration. Un fondé de pouvoir doit être membre de la Société et ne peut pas représenter plus de cinq membres.

15. CONGRÈS DE LA SOCIÉTÉ

Le Bureau de direction organise chaque année ou à un intervalle différent, ne dépassant pas trois ans, un congrès durant lequel les membres de la Société ont l’occasion de se rencontrer et d’échanger sur des sujets d’intérêt canonique ou sur tout autre sujet d’actualité ayant des répercussions sur la vie canonique.

16. LIEU DU CONGRÈS

Le congrès peut avoir lieu au siège social de la Société ou à différents endroits au Canada, en tenant compte des régions du pays. Exceptionnellement, le congrès peut avoir lieu à l’extérieur du Canada après approbation des membres réunis en assemblée générale.

17. DATE DU CONGRÈS

Le congrès aura lieu généralement en automne; les dates et le lieu seront communiqués au moins deux (2) ans à l’avance à tous les membres de la Société.

18. BUREAU DE DIRECTION

Les biens et les affaires de la Société sont administrés par un conseil d’administration
appelé « Bureau de direction ». Les membres du Bureau de direction agissent bénévolement. Seuls les frais de déplacement, de logement, de repas et de représentation peuvent être admis.

19. COMPOSITION DU BUREAU DE DIRECTION

Le Bureau de direction est composé de cinq membres élus parmi les membres de la Société qui jouissent d’une voix active et passive. Ils doivent être membres de la Société depuis au moins trois ans consécutives.

Le Bureau de direction est composé d’un président francophone ou anglophone, élu en alternance, d’un vice-président francophone ou anglophone, élu en alternance, de deux conseillers, un francophone et un anglophone, et du secrétaire-trésorier qui doit être à l’aise dans les deux langues officielles.

20. ÉLECTIONS

Les membres du Bureau de direction sont élus pour trois ans et à tour de rôle. Le président francophone et le vice-président anglophone sont élus la première année. Les conseillers sont élus la seconde année et le secrétaire-trésorier la troisième année. Lors de la quatrième année, le président anglophone et le vice-président francophone seront élus.

Les membres du Bureau de direction ne peuvent pas servir plus de deux mandats consécutifs dans le même poste.

21. PROCÉDURES D’ÉLECTION

L’élection des membres du Bureau de direction aura lieu lors de l’assemblée générale. Le nom des candidats pour remplir un poste au sein du Bureau de direction sera communiqué aux membres trente (30) jours avant la tenue de l’assemblée générale (cf. Règlement 3, article 11).

Les noms de nouveaux candidats peuvent être soumis au Comité de mises en candidature au plus tard à 18h00 le jour précédant la réunion de l’assemblée générale.

Les élections des membres du Bureau de direction ont lieu lors de l’assemblée générale par scrutin secret. Est élu celui qui a obtenu la majorité absolue des suffrages valides exprimés. Si aucun des candidats n’obtient la majorité absolue au premier tour de scrutin, seuls les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix sont éligibles au second tour. S’il y a égalité pour la seconde place au premier tour de scrutin, l’ancienneté d’âge détermine le candidat. S’il y a égalité au second tour de scrutin, l’ancienneté d’âge détermine encore une fois l’élu.

22. POUVOIRS DU BUREAU DE DIRECTION

Le Bureau de direction de la Société a pleins pouvoirs pour gérer les affaires de la Société, passer, au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs que la Société est autorisée à exercer, et prendre toutes les mesures qu’elle est autorisée à prendre.

Le Bureau de direction peut à l’occasion autoriser des dépenses au nom de la Société et mandater par résolution un ou plusieurs dirigeants pour engager des employés et leur verser un traitement.

Le Bureau de direction peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la Société d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, subventions, fondations et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les buts de la Société.

De plus, il voit à établir la cotisation annuelle des membres de la Société. Avant de faire tout changement à la cotisation annuelle, le Bureau de direction devra présenter aux membres de la Société les raisons du changement de cotisation et obtenir l’assentiment d’une majorité des membres présent à la réunion de l’assemblée générale.

23. VACANCE AU BUREAU DE DIRECTION

Il y a automatiquement vacance d’un poste au sein du Bureau de direction si:

a.   le membre a terminé son mandat, restant sauve la norme de l’article 20, par. 2;
b.   le membre se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au Bureau de direction;
c.   il est reconnu par un tribunal comme ayant perdu la raison;
d.   lors d’une assemblée générale ou spéciale des membres, il est adopté, par les membres présents, une résolution visant à lui retirer sa charge;
e.   il décède.

Advenant l’un des cas b, c, d ou e mentionnés ci-dessus, le Bureau de direction peut nommer par voix majoritaire un membre régulier de la Société au poste vacant pour terminer le mandat du membre qui doit être remplacé.

24. RÉUNIONS DU BUREAU DE DIRECTION

Le Bureau de direction se réunit au siège social ou à tout autre endroit jugé opportun par le Bureau de direction. Les membres du Bureau de direction reçoivent une convocation écrite indiquant la date, le liéu et l’ordre du jour au moins quatre (4) jours avant la réunion. Trois membres constituent un quorum. Il doit se tenir au moins une réunion du Bureau de direction par année civile.

25. VOIX PRÉPONDÉRANTE

En cas de partage égal des voix lors de la discussion de quelque question que ce soit lors d’une réunion du Bureau de direction, le président jouit d’une voix prépondérante.

26. PRÉSENCE AUX RÉUNIONS DU BUREAU DE DIRECTION

Les membres du Bureau de direction s’engagent dans la mesure du possible à être présents physiquement aux réunions du Bureau. Cependant, si tous les membres du Bureau de direction y consentent, de façon générale ou pour une réunion particulière, un dirigeant peut participer à une réunion du Bureau de direction ou d’un de ses comités en utilisant des moyens techniques, notamment le téléphone ou autres outils de communication permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux. Un membre du Bureau de direction qui participe de cette façon à une réunion est alors réputé y avoir assisté.

27. PRÉSIDENT

Le président est le directeur général de la Société. Il doit convoquer et présider toutes les assemblées des membres de la Société ainsi que celles du Bureau de direction. Il est responsable de la gestion générale et concrète des affaires de la Société et doit veiller à l’application de tous les ordres et de toutes les résolutions du Bureau de direction. S’il y est autorisé par le Bureau de direction, le président agira officiellement au nom de la Société et la représentera à l’extérieur.

28. VICE-PRÉSIDENT

Le vice-président doit, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le remplacer avec tous ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera le président ou le Bureau de direction.

29. LES CONSEILLERS

Les conseillers travaillent en collaboration avec les autres membres du Bureau de direction. Ils exécutent les tâches que leur assignera à l’occasion le président ou le viceprésident.

30. SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

Le secrétaire-trésorier doit avoir la garde des fonds de la Société et tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de la Société dans des livres comptables propriété de la Société et déposer tous les fonds, titres, dons et autres effets de commerce au crédit de la Société dans une banque à charte ou une société de tiducie, selon ce qu’aura décidé le Bureau de direction.

Il doit recueillir la cotisation annuelle des membres, dépenser les fonds de la Société à la demande de l’autorité compétente en émettant les pièces justificatives appropriées et rendre au président et aux membres du Bureau, lors des assemblées de celui-ci ou lorsqu’ils l’exigent, un compte-rendu de toutes les transactions et un bilan de la situation financière de la Société.

De plus, le secrétaire-trésorier doit assister à toutes les réunions, servir de secrétaire d’assemblée et consigner les résultats des votes ainsi que le procès-verbal des réunions dans les livres prévus à cet effet.
Le secrétaire-trésorier expédie ou voit à ce que soit expédié aux membres de la Société l’avis de convocation aux assemblées et aux membres du Bureau l’avis de convocation aux réunions de celui-ci. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le Bureau de direction ou le président, dont il relève.

Le secrétaire-trésorier est le gardien du sceau de la Société.

31. PROCÈS-VERBAUX

Les procès-verbaux sont rédigés par le secrétaire du Bureau de direction et contresignés par celui-ci et le président. Ils sont remis à tous les membres du Bureau de direction pour acceptation à la réunion suivante. Les membres de la Société peuvent consulter sur demande expresse les procès-verbaux qui ont été approuvés.

32. VALIDATION DES DOCUMENTS

Les contrats, documents ou actes juridiques écrits exigeant la signature de la Société seront signés par deux membres du Bureau de direction et, une fois signés, engagent la Société sans autre formalité ou autorisation.

Le Bureau de direction est autorisé à nommer à l’occasion par résolution un ou plusieurs membres du Bureau pour signer au nom de la Société certains contrats, documents et actes juridiques écrits particuliers.

Le Bureau de direction peut donner une procuration à un courtier enregistré en valeurs mobilières l’autorisant ainsi à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et de négocier des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de la Société.

Le sceau de la Société peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes juridiques écrits signés par un ou plusieurs membres du Bureau nommés par résolution de celui-ci.

33. EXERCICE FINANCIER

Sauf décision contraire par le Bureau de direction, l’exercice financier de la Société prend fin le 31 décembre.

34. VÉRIFICATEUR

Lors de chaque assemblée générale, les membres nomment un vérificateur pour la vérification des livres comptables de la Société. Le vérificateur ou le trésorier du Bureau de direction doit faire un rapport aux membres lors de l’assemblée générale. Si le poste de vérificateur devient vacant entre les assemblées générales, le Bureau de direction de la Société nomme un autre vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le Bureau de direction.

35. RÉMUNÉRATION DES REPRÉSENTANTS

Le Bureau de direction fixe, par résolution, la rémunération raisonnable de tous les représentants, employés et membres des comités de la Société.

36. COMITÉS

Le Bureau de direction peut établir les comités qu’il juge utiles à la poursuite des buts de la Société.

37. ORDONNANCE ET RÈGLES DE PROCÉDURE

Le Bureau de direction peut établir des ordonnances et règles de procédure, qui ne soient pas incompatibles avec les règlements, concernant la gestion et le fonctionnement de la Société et qu’il juge utiles, à condition que ces ordonnances et règles de procédure ne soient en vigueur que jusqu’à l’assemblée générale suivante des membres de la Société, et que, si elles ne sont pas ratifiées à cette assemblée, elles cessent à ce moment-là d’être en vigueur.

38. LES LANGUES OFFICIELLES
Le français et l’anglais sont les langues officielles de la Société. Le texte français des règlements est officiel.

39. INTERPRÉTATION

Dans les présents règlements et dans tous les autres que la Société adoptera par la suite, sauf si le contexte exige le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.

40. MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

Les règlements de la Société peuvent être amendés par voie d’un règlement adopté par la majorité des membres du Bureau de direction lors d’une réunion de celui-ci et approuvé par au moins les deux tiers des membres de la Société présents lors d’une assemblée dûment convoquée dans le but d’examiner ledit règlement.